בהרבה מהמקרים למנכ"ל קל יותר להשקיע את מרב זמנו בקידום העסק ובמכירות, ובצדק, אך יחד עם זאת חשוב לדעת ששיפור במבנה ההוצאות וחיסכון בעלויות תורם את כל החיסכון ישירות לשורת הרווח, "השורה התחתונה", להבדיל משיפור בשורת המכירות שרק חלק קטן ממנו (לאחר ניכוי כל העלויות הנובעות מייצור, מכירה וניהול) מגיע לשורת הרווח.
לדוגמה: על מנת להוסיף סכום של ₪ 200,000 לרווח ניתן לחסוך הוצאה של ₪ 200,000
או לחילופין למכור בסכום של ₪ 1,000,000 , בתנאי ששיעור הרווח הנקי עומד !20% על
התמקדות בניהול ההוצאות ובבקרה על תהליכי העבודה יכולים להניב תוצאות מהירות ויעילות.
תוכנית העבודה השנתית להשגת התייעלות מורכבת מהפעולות
העסקיות הבאות:
- הכנת תוכנית התייעלות הכוללת יעדים כספיים.
- הגדרת סט של דוחות ניהוליים.
- בקרה למציאת טעויות וחיובי יתר.
- בקרת הונאות.
- ביצוע אבחון מקיף על תהליך הפקת השכר ותהליך ניהול הרכש והספקים.
- הגדרת מדדים למדידה ושיפור- KPI – Key Performance Indicators – מדדים שעל פיהם הארגון אומד את רמת ביצועיו.
- ביצוע הכשרות, סדנאות וימי עיון מקצועיים לשיפור והעשרת הידע והיכולת של הצוות בארגון.
סוגי הוצאות מרכזיות – לארגון ממוצע יש הוצאות שכר והוצאות ספקים.
עולם השכר מייצר חיסכון ממוצע של 5% ישירות לשורת הרווח
מחלקת השכר מהווה צומת מרכזית בהתפתחות הארגון, בשמירה ובתיעול של משאבים ובניהול אחד התקציבים המשמעותיים בארגון.
השינויים והתמורות בחקיקה, מערכות יחסי העבודה, צורכי הארגון והשינויים בשווקים דורשים סינרגיה מושלמת בין כל הגורמים העוסקים במלאכה – העובדים, המנהלים, מחלקת משאבי אנוש , רואה החשבון, עורך הדין, חשב השכר ואחראי הפנסיה, מנהל הכספים והמנכ"ל. סינרגיה זו מתקיימת בפרק זמן קצר מאוד ואינטנסיבי וכל טעות שחלה בזמן זה מייצרת הוצאה כספית מיותרת או חוסר שביעות רצון / שקיפות אצל העובד.
מערך זה יתכנס אחת לחודש לצורך הטיפול בנושא החיסכון בשעות העבודה שתוביל להתייעלות כספית, ו"בשורה התחתונה" – הגדלת שורת הרווח.
מטרת העל
סדורה הכוללת חוקת עבודה מטרת העל בתהליך זה הינה בנייה משותפת של מנגנוני ניהול, מדידה, תמריץ וביצוע בפועל למטרת חיסכון בזמן/כסף, מניעת חשיפות משפטיות ומתן מענה טוב יותר לצורכי העובד תוך יצירת סינרגיה בין בעלי התפקידים הפנימיים והחיצוניים ומימוש הנחיות ההנהלה באופן רוחבי.
מטרות ותהליכי עוגן מרכזיים
- זיהוי והגדרת המטרות והיעדים של הנהלת החברה ותרגומם לשכר העובדים ולמערכת התמריצים – יבוצע על ידי מומחה שכר ותמריצים.
- זיהוי תשלומי יתר וחסר לעובדים – תשלומים לביטוח לאומי, למס הכנסה, לפנסיה, לקרן השתלמות, לביטוחי בריאות ולביטוח אובדן כושר עבודה – יבוצע על ידי חשב שכר מדופלם ובודק שכר מוסמך.
- תפעול פנסיוני – יבוצע על ידי יועץ פנסיה שאינו סוכן ביטוח.
- זיהוי המבנה הארגוני במערך השכר וחלוקת האחריות בין בעלי התפקידים – יבוצע על ידי יועץ ארגוני.
- בחינת מנגנונים לשימור עובדים.
- בקרת מסמכים – הסכמי העסקה, נוהל קליטת עובד חדש, נוהל קבלת ציוד, נוהל עריכת שימוע ופיטורין, נוהל בקשת חופשה, נוהל עבודה מהבית וכו'.
- זיהוי חשיפות משפטיות, ליקויים והפרות והצגת פתרונות למניעה / שינוי / צמצום – יבוצע על ידי עורך דין מומחה בדיני עבודה ובעל ניסיון עבודה בפועל בעולם השירותים שלכם.
2. עולם הרכש והספקים מייצר חיסכון ממוצע של 1% ישירות לשורת הרווח
- בחינת איכות וכמות השירותים והטובין הנרכשים בשנה.
- בחינת כל מערך ההסכמים עם ספקים ונותני שירות אחת לשנה.
- בדיקת כרטסת הספקים – זיהוי ואישור כלל הספקים והיקף הרכישות מהם.
- בדיקת החשבוניות מול ההסכמים ומניעת חיובי יתר.
- איתור ספקים חדשים ומציאת חלופות לכל שירות ומוצר מרכזי.
- ביצוע הערכת ספקים אחת לשנה וקביעת מדדי איכות.
- ניהול כל מערך ההסכמים במערכת ממוחשבת הכוללת תזכורות לנקיטת פעולה לפי תכנון או נקודת ביקורת/ בונוס מול הספק.
- נוהל עבודה בביצוע רכישות – הגדרת מורשה חתימה ומאשר רכישה.
- השתייכות לקבוצת רכישה משותפת כדי להשיג תנאי סחר משופרים.
- ביצוע ביקורת חיצונית אחת לשנה.
הקפדה על ניהול משק ההוצאות, ביצוע בקרות תקופתיות והשימוש באנשי מקצוע המומחים בתחומם יאפשרו לארגון להגדיל את שורת הרווח ולייעל את תהליך העבודה, כך שהמנכ"ל יתמקד בליבת העסק!
